日記
新入社員が電話をとらない理由
職場で新入社員が電話をとらず、
電話が鳴り続けたらとしたら
「電話をとれ!」と新入社員に怒鳴りますか?
いやいや、冷静なあなたは
(といいますか今の時代)
とりあえず電話をとって対応後
「何故電話をとらないの?」と切り出したとします。
「何故とらないといけないんですか?」と言われたら
どう答えますか?
組織によっては「新入社員に限らず気づいたら電話をとる」
というところもあるかと思いますが。
「新入社員が率先して電話をとる」
としている組織は
それはなぜなのか?を説明するしないで
その人のこれからの“学び方”や“組織との距離感”が
かなり変わるかと思います。
なぜ多くの企業が新人社員が率先して電話をとることを
慣習化してきたのかというと
「新入社員が電話をとる」利点、いっぱいあるからですよね。
まず、ビジネスマナーを実践的に身につけられる!
- 敬語・言葉遣い・話すスピードなどを実践で学べる
- マニュアルだけでは身につきにくい「臨機応変さ」を養える
- 社会人としての基本動作(名乗り・取次ぎなど)が習慣化する
- 「誰にどんな問い合わせが来るのか」がわかる
- 部署や役割の関係性を自然に覚えられる
- 商流や顧客とのやりとりの流れを把握できる
- 相手の話を正確に聞き取る力(傾聴力)が身につく
- 要点をまとめて伝える力(要約力)が向上する
- 緊張感の中での対応力が養われる
- 想定外の問い合わせやトラブルにも対応する経験が得られる
- 「誰にどうつなぐべきか」を考える習慣がつく
- 判断力・優先順位付けの力が育つ
- 自分の対応が会社の印象に直結することを実感できる
- 「会社の窓口を担う」という意識が芽生える
- 小さな業務でも責任を持つ姿勢が身につく
- 取次ぎを通じて自然に社員と接点が増える
- 名前と顔を覚えやすくなる
- 気軽に話しかけやすい環境ができる 等々
←社会人、組織の一員としての土台作りになんと貢献することか!
(すみません、またAIのお力を少々お借りしました)
このような利点をしっかり新入社員に説明せず
ただ「新人だから電話をとれ!」
というだけの組織では
表面上は従っていても
- 考えなくなる(考えないほうが楽)
- 指示待ち化する
- 本音を言わなくなる
- 離職する
電話応対に苦手意識がある新入社員がいることも事実。
それを隠すために
「なんで新人が電話をとらないといけないんですか?」
となるのかもしれません。
今や固定電話文化が遠くなった時代。
会社名を名乗るところから始まり
電話を保留にして担当者に取り次ぐなんて
未知の世界だという新人もいるのではと思います。
そして、聞きなれない取引先名を間違えたり
敬語がうまく使えなかったりして
失敗してしまったらと思うと
萎縮してしてしまい電話をとることが怖くて仕方ないのかもしれません。
だからこそ、新入社員が電話をとる利点をしっかり説明し
社会人としての第一歩を上手く踏み出せる
受け皿が企業側にないと
折角の優秀な人材を失くしてしまうことになりかねない。
「お電話ありがとうございます。○○会社の△△です」
「担当の者に確認いたしますので少々お待ちください」
と電話対応をマニュアル化している企業もあるようですが
この2〜3文があるだけで心理負荷がかなり下がる効果的なのだとか。
あるいは、
- 先輩が隣にいる
- 困ったら交代OK
- ミスしてもフォローする
これで急に取れるようになる人は多いようで、
実践されている会社も多いように思います。
自分が勤めている会社が
「電話は会社全体の流れが見えやすい」し
「困った時の受け方を覚える練習になる」
